El Consejo de Biblioteca y Recursos de Información de los Estados Unidos (CLIR) se ha embarcado en un nuevo proyecto de relevamiento de materiales de audio en bibliotecas académicas. El mismo tiene como objetivo señalar los problemas existentes a quienes toman decisiones y a los administradores, y orientarlos a la solución de los mismos (Smith, 2003). Preparándose para este esfuerzo CLIR inició una serie de pasos. Por ejemplo, encargó la preparación del informe Estado de las Grabaciones de Sonido Relevamiento de Exámenes. Este resume los esfuerzos de diez relevamientos independientes conducidos entre 1995 hasta el presente y considera los resultados conjuntos de los cuales se obtuvieron las siguientes conclusiones:
Los presupuestos para la administración de colecciones de grabaciones de sonidos son limitados o no existen.
Muchos administradores de colecciones necesitan instrucción sobre las diferencias entre copias master y copias de uso, requisitos de almacenamiento de los distintos formatos de audio, y sobre la necesidad urgente de preservar algunos de ellos.
Las condiciones apropiadas de almacenamiento para sonido grabado se comprenden, pero no siempre se llevan a cabo.
El formato de grabaciones de sonido más común en las colecciones es el casete magnético, (un formato) no recomendado para almacenamiento a largo plazo.
Mientras algunos formatos de grabaciones de sonidos se encuentran más deteriorados que otros y necesitan ser preservados con mayor urgencia, todos los formatos necesitan algún grado de preservación, identificación, y catalogación.
No existe una base de datos autorizada que describa el contenido, localización, y estado de preservación del inventario nacional de grabaciones de sonidos contenidas en colecciones privadas y especiales. Mas aun, parece no haber un mismo criterio para la recolección de estos datos (Allen, 2003)
Estos datos no aparecen como equivocados a los bibliotecarios y archiveros con experiencia en colecciones de materiales de audio. Muchos de los factores que inhiben el uso y preservación de las grabaciones de sonido en bibliotecas y archivos son sintomáticos de un único problema fundamental: la falta de documentación y comprensión sobre las grabaciones de sonido, contenido y condiciones. Pareciera que las bibliotecas académicas y los archivos simplemente no saben lo que tienen ni hacia donde enfocar su atención, y esta situación se ha mantenido durante demasiado tiempo. Una manera efectiva de enfrentar estos problemas es realizar un relevamiento de la colección.
Una cantidad de indicios sugieren que la década entrante será para los materiales de audio, lo que la imagen digital fue para la fotografía y para otros materiales impresos durante los 90. Entre estos, la tecnología digital aparece como la elección inevitable, aceptable y posible para la preservación reformateada de la información de audio. Ha llegado el momento de abandonar la espera de la aparición de un formato de archivo análogo para el almacenamiento a largo plazo de grabaciones de sonido, y prepararse para migrar al dominio digital. Por otra parte, la ubicuidad de la tecnología digital ha fomentado entre los estudiosos y el público, un interés generalizado por acceder al contenido de los medios audiovisuales. Como resultado, el número de usuarios potenciales de las colecciones de grabaciones de sonido se ha incrementado. Gracias a este interés, nuestras colecciones podrán gozar de una nueva vida entre una nueva audiencia. Si bien la técnica de audio digital ha traído aparejada complicadas cuestiones relacionadas con los derechos de propiedad intelectual, esto no impide a las instituciones culturales conducir una honesta actividad de preservación como es el relevamiento de las colecciones. De lo contrario, el relevamiento resultante podría inducir a los dueños de los derechos a colaborar con archivos y bibliotecas para encontrar una solución equilibrada que permita mejorar el acceso a las colecciones de grabaciones de sonido.
Mientras tanto, pareciera que dentro de la comunidad de bibliotecas académicas se está más alerta sobre el problema de la obsolescencia del formato y de la tecnología. Esto se puede deber a la tremenda amenaza que resulta la obsolescencia para la longevidad de la información digital. Una mayor comprensión de la relación entre la obsolescencia y la preservación de materiales digitales trae aparejada también una mayor comprensión del rol oculto que la obsolescencia ha jugado desde siempre en la preservación de colecciones de grabaciones de audio y de otros materiales que tanto dependen de la tecnología. Otro indicio de que la preservación de audio ha llegado a su edad madura es el surgimiento de nuevas fuentes de sostén financiero. Con la formación del Comité Nacional de Preservación de Grabaciones, pronto serán posibles subvenciones federales para la preservación de audio. Con el tiempo, estas subvenciones serán disputadas de modo competitivo por lo cual los que iniciaron tempranamente en proyectos de preservación de audio, se encontrarán en mejor posición para obtener ventajas de los subsidios.
Para obtener el máximo de esta oportunidad sin precedentes para preservar y proveer el acceso al sonido, los curadores de colecciones necesitan estar capacitados para tomar decisiones inteligentes. Pero, decisiones efectivas y responsables requieren de información precisa y completa sobre las colecciones y sus condiciones, precisamente la información que en este momento no está disponible en forma rápida para los tomadores de decisiones. Este trabajo describe, por medio de un relevamiento de las colecciones, como terminar con esta perpetua situación que impide la preservación de los materiales de audio. Los tópicos a tratar incluyen: qué es un relevamiento y qué puntos deben cumplirse; cómo un relevamiento sobre audio difiere de uno de materiales impresos; factores que intervienen y consideraciones en la planificación de un relevamiento y las condiciones y aspectos a observar y documentar durante el proceso de relevamiento. También se discuten brevemente las metodologías de muestreo así como el diseño y aplicación del instrumento para la recolección de datos. El objetivo de este trabajo es demostrar que no es necesario que un curador de colecciones sea un experto en audio para tener una idea sobre las condiciones de las grabaciones bajo su cuidado, puesto que una vez que explore los materiales y se familiarice con la lista de problemas existentes y potenciales, será posible desarrollar sensibilidad hacia la condición relativa de los mismos e iniciar un programa efectivo de preservación de audio.
El trabajo de relevamiento es como el de la investigación. Es un proceso formal en el que se reúnen y analizan datos de una población predeterminada, de una colección de cosas. Es ciencia más que arte, aunque, a medida que el trabajo progresa, surge el aspecto artístico del trabajo. Un relevamiento brinda la oportunidad de estudiar objetos de un modo que el trabajo rutinario de todos los días no permite. A menudo el relevamiento implica la toma de un muestreo al azar, proceso este que no se realiza de manera arbitraria y que implica tomarse tiempo y hacerlo con seriedad. El relevamiento será más efectivo si no se lo concibe como un simple proceso de observación, colección de datos y análisis, sino como la base de un plan de acción. Bárbara Appelbaum y Paul Himmelstein señalan que, “Para que un relevamiento sea útil, debe ser parte de un plan más amplio de administración “(Appelbaum y Himmelstein, 1986). Entonces, el relevamiento pasará a formar parte de la historia de la colección ya que los datos reunidos sirven como reflexión sobre el pasado, presente, y futuro de la colección. Por su parte, las instituciones deben comprometerse a tomar medidas basadas en los resultados de la tarea de relevamiento.
El diseño y la implementación cuidadosas de un relevamiento puede conducir a un buen número de resultados productivos: se define el carácter y extensión de los fondos, la condición de los materiales, su almacenamiento, el medioambiente del deposito, se determina si los planes contra desastres se están cumpliendo y se establecen prioridades de reformateo si en los objetos de la colección se observan deterioros o daños. También, los datos compilados durante un relevamiento pueden emplearse para estimar la medida del futuro crecimiento de las grabaciones de sonido en las colecciones, (Seubert, 2003) así como el costo de proyectos de reformateo y acondicionamiento. Además, la información referida al contenido de las grabaciones puede ser rápidamente reunida en el curso del relevamiento y suplementar la existente en el catálogo. En última instancia, el relevamiento revela oportunidades de colaboración con instituciones pares en proyectos coordinados de reformateo y preservación, con el fin de facilitar el uso de fondos limitados en forma efectiva. Finalmente, con la información generada por un relevamiento, una institución puede contribuir a esfuerzos de más largo alcance, como por ejemplo el del CLIR, que permitirá comprender cabalmente el estado del patrimonio de sonido grabado de la nación.
Muchas instituciones tienen experiencia en realizar relevamientos de sus colecciones. Anteriormente, los relevamientos en bibliotecas académicas se concentraban en materiales en soporte de papel. Por muchas razones los objetos de otros formatos no gozaron del mismo nivel de atención. Una primera razón es que, para muchos curadores, archivistas y bibliotecarios que trabajan con colecciones de formatos diversos, la preservación de grabaciones sonoras (sin mencionar las grabaciones en video) esta rodeada de una jerga arcana llena de complejidades técnicas. Solo en los últimos años la educación en la preservación amplió su campo hacia el estudio de los formatos audiovisuales. Sucede con frecuencia que para estar preparados para iniciar un relevamiento, los curadores interesados en medios de audio necesitarán un mejor entrenamiento en las áreas de identificación de formatos y signos de deterioro.
Otro rasgo distintivo de un relevamiento de materiales de audio es que, a diferencia de un libro o de un manuscrito cuyo contenido está a la vista y puede ser considerado por su legibilidad y valor para la investigación, para evaluar el contenido y calidad de una grabación de sonido ésta debe ser reproducida. Desgraciadamente para muchas instituciones, escuchar grabaciones como parte de un relevamiento puede no ser posible ni práctico por limitaciones de tiempo o por falta de equipo adecuado.
Ciertamente, la condición frágil de muchas grabaciones es tal que solamente pueden ser manipuladas por un especialista con experiencia en grabaciones originales y en la operación de los equipos reproductores necesarios para su acceso. Esta situación fuerza al examinador a reconocer y aceptar los riesgos inherentes a la conducción de un relevamiento de audio que no incluya un componente de reproducción. Si las decisiones se basan únicamente en el relevamiento visual, existe el riesgo potencial de postergar la preservación de un artefacto importante porque parece estar en buenas condiciones, equivocándose en la identificación y el tratamiento de sus verdaderas necesidades. O al contrario, puede implicar el gasto de recursos y atención en la preservación de un objeto que se considera en malas condiciones, solo para descubrir luego de la audición, que la grabación no era tan mala y su contenido era de poco interés histórico.
Seleccionar materiales de audio para el reformateo de preservación con poco conocimiento del contenido de la grabación puede tener otras consecuencias impredecibles. Por ejemplo en el caso de un proyecto de digitalización, si no se conoce la duración temporal de las grabaciones es difícil estimar el número y tamaño de archivos electrónicos que habrá que producir durante el curso del proyecto. A menudo, las grabaciones que se encuentran en colecciones de archivo exceden las dos horas de duración y muchas toman cuatro horas. A medida que los archivos digitales de estos originales se acumulan, aumentan los costos de almacenamiento y el manejo de los archivos se vuelve más complejo. Otro tema relacionado es la falta de conocimiento sobre la calidad de la grabación. Resulta frustrante gastar recursos preciosos en el reformateo de una grabación sólo para constatar que la calidad del original era muy pobre o el sonido era insoportable; son necesarios mucho tiempo y recursos para quitar los ruidos y boost de la grabación con el fin de producir una copia de acceso que pueda ser utilizada en forma efectiva. Si uno es flexible, abierto y atento, estas precauciones a tomar en cuenta agregan al trabajo de preservación un sentido de aventura y descubrimiento más que de frustración. En todo caso, los resultados del relevamiento de CLIR sirven para recordar que la mayor parte de los materiales de audio que se encuentran en los archivos requieren algún grado de preservación, ya sea por el hecho de que muchas grabaciones son únicas en calidad, por su condición de inestabilidad y deterioro, o porque inevitablemente en el futuro llegará la falta de acceso a equipos de reproducción. Por lo tanto muy a menudo, los recursos y esfuerzos de preservación efectivamente dirigidos a los materiales de audio, no son esfuerzos inútiles. Se puede aprender mucho sobre las condiciones de una grabación de audio y las decisiones sobre la totalidad de la colección pueden tomarse basadas en el proceso de observación. La habilidad está en saber qué buscar y estar preparado al realizar las observaciones.
Al planear un relevamiento de audio es crucial definir su propósito. Para esto se deben expresar por escrito las preguntas a ser contestadas por el mismo. Se debe ser claro sobre los resultados que se intentan obtener y qué acciones pueden llevarse a cabo como resultado de la reunión de datos y su análisis. Tambiénhay que delinear los alcances del relevamiento.¿Se trata de un relevamiento a nivel de la colección o sobre cada objeto de la colección? ¿Está limitado a ciertos formatos, a ciertas partes de los fondos de la institución o los abarcará a todos? ¿Se evaluarán los masters de preservación y las copias para audición o sólo los materiales originales? Se debe definir la duración del relevamiento y asegurarse de limitarlo a un período de tiempo razonable. Un relevamiento que pareciera no tener fecha de terminación esta sujeto a desviarse de su propósito y probablemente nunca se cumpla ni se completen en su totalidad los objetivos prefijados. Finalmente, se debe considerar la metodología del relevamiento y si es útil a los fines propuestos en el proyecto, asegurándose de guardar cuidadosamente la documentación del procedimiento para futura referencias.
El diseño del relevamiento debe tomar en cuenta una serie de factores. ¿Cuánta información existe acerca de los materiales de audio? ¿Los objetos se encuentran catalogados o solamente figuran en un listado en papel? Los registros existentes ¿proporcionan una completa y cuidadosa información acerca del tamaño de la colección, su ubicación y los formatos que la comprenden? ¿Cómo están organizados y almacenados los materiales? Las grabaciones de audio ¿están dispersas en colecciones separadas con objetos en otros formatos o están almacenadas juntas por formato? ¿Qué cantidad de datos está dispuesto o es capaz de ingresar el equipo de relevamiento? Se debe consultar con catalogadores, curadores y archivistas sobre la existencia de índices y descriptores, historia de las colecciones, condiciones de almacenamiento pasadas y cualquier otra documentación sobre los objetos a examinar, como registros de adquisición y procesamiento (organización y descripción) de los archivos porque pueden contener claves cruciales que ahorran tiempo e influencian el enfoque del relevamiento. La consideración de estos factores pude determinar si es necesaria y posible una completa apreciación de cada grabación. Si el tamaño de la colección es manejable en relación a los recursos disponibles, entonces se recomienda un estudio completo. Sin embargo, para la mayoría de las instituciones, un relevamiento a escala completa, objeto por objeto, no es práctico ni realizable. En estos casos, se requiere el relevamiento de una muestra.
El relevamiento de una muestra es una herramienta poderosa. Es bueno notar que se pueden reunir datos representativos (con un margen de confianza de 95% +- 5%) sobre una colección que comprende 50.000 objetos examinando sólo 381 (Powell, 1991). La elección y aplicación de la metodología de muestreo es crítica para el éxito del relevamiento. Si la muestra no ha sido cuidadosamente seleccionada los datos recogidos no reflejarán con exactitud los rasgos de la colección que se intenta representar. En un relevamiento de investigación se utilizan varias metodologías de muestreo. Generalmente se emplea uno de los cuatro métodos siguientes: muestreo sistemático, de juicio sobre la muestra, muestreo simple al azar, y muestreo estratificado. La decisión sobre qué metodología es la apropiada depende de cómo está ordenada u organizada la colección a evaluar, cuán homogénea o heterogénea es, y cuáles son las variables que deben observarse. Las primeras dos metodologías, sistemática y de juicio sobre la muestra son atractivas por su fácil implementación; estos no son métodos al azar y como tales son propensos al sesgo y al error sistemático. Por otro lado, un simple muestreo al azar y el muestreo estratificado son métodos que aplicados correctamente, son menos propensos a introducir sesgos en los resultados del relevamiento, aunque no son inmunes a los errores del azar, también conocidos como ruido. Siempre hay posibilidad de encontrar ruido en el curso del relevamiento. Frente a este hecho, el examinador debe preguntar desde el principio:¿Cuáles son las consecuencias de estar equivocado? ¿Cuándo llega el momento de analizar los datos del relevamiento, realizar aseveraciones sobre la población como una totalidad y realizar acciones acordes? ¿Qué margen de error deseo tener? Las respuestas a estas preguntas juegan un rol importante en la determinación del tamaño de la muestra.
Generalmente, cuanto más grande es la muestra los datos reflejarán mejor las características de la población en cuestión. Sin embargo, “no se justifica utilizar una muestra más grande de lo necesario: hacer esto aumenta el tiempo y el dinero que se necesitan para el trabajo innecesariamente” (Powell, 1991). Varias publicaciones que se enumeran en la Bibliografía ofrecen información detallada acerca de la selección de una muestra además de explicaciones claras y guías útiles para el proceso de relevamiento mediante muestras. Algunas tratan específicamente el relevamiento en el contexto de la biblioteca.
Una vez que la metodología de relevamiento ha sido determinada se puede diseñar el instrumento de colección de datos, que es en esencia lo que constituye el corazón de un proyecto de relevamiento. El empleo de software de base de datos u hoja de cálculo o una combinación de ambos para la colección de datos, es preferible al papel y al lápiz, porque facilita la reunión, manipulación, análisis y traslado de los datos del relevamiento. Es conveniente emplear software de uso familiar para el equipo de relevamiento para no complicar el proceso de colección y análisis de datos. La base de datos debe ser flexible en su diseño con el fin de poder acomodar cualquier cambio que se produzca en el camino. Incluso, debe ser compatible con otras bases de datos operables usadas por la institución que administra las colecciones. Más aun, es importante diseñar la base de datos con un ojo mirando al futuro. Cuando el relevamiento esta completo, la base de datos puede ser usada para registrar información acerca de los materiales de audio que ingresan a la colección. También puede extenderse a catalogar nuevos masters de preservación y copias para audición. Finalmente, algunos de los datos relacionados con grabaciones originales pueden ser reutilizados como metadatos técnicos que describen la fuente de grabación cuando los materiales originales han sido reformatedaos digitalmente.
El instrumento de colección de datos debe ser probado antes de que el relevamiento sea formalmente puesto en marcha. Esta prueba piloto brinda la oportunidad de identificar cualquier aspecto del relevamiento que pueda haber sido descuidado, refinar la herramienta y corregir su uso. Una prueba piloto es útil también para estimar el tiempo requerido para examinar un número dado de objetos, ayuda a los examinadores a agudizar sus sentidos y a lograr un conocimiento básico de lo qué hay que buscar y qué pueden encontrar cuando el relevamiento se ponga en marcha.
Para el relevamiento se requiere espacio de trabajo adecuado, ciertas herramientas y suministros, y protocolos de manipulación de objetos. Como mínimo, se requiere una mesa fuerte con una amplia superficie, para que, por ejemplo, los discos puedan ser removidos con seguridad de sus fundas al inspeccionar su condición e identificar su composición. Los materiales pueden romperse o trizarse por lo que los envases deben ser abiertos y cada objeto removido con gran cuidado (para más información sobre la manipulación de grabaciones de sonido, ver Warren, 1994). Deben conseguirse guantes de algodón para manipular grabaciones realizadas en materiales delicados, e instrumentos de conservación como espátulas y pinzas pueden servir para la tarea. Del mismo modo, una buena fuente de luz es necesaria para una inspección más precisa. Si el relevamiento se realiza en el área de almacenamiento, puede usarse una computadora tipo lap-top. El uso de aparatos portátiles de mano también ha sido demostrado como efectivo para recoger datos (Drewes, y Robb, 2000), especialmente si el relevamiento no involucra gran cantidad de ingreso de datos por cada objeto de la colección.
En cuanto un relevamiento de audio puede implicar reunión básica o suplementaria de información descriptiva, el mismo debe en primer lugar orientarse a identificar condiciones y características, incluyendo aquellas que son una amenaza para la colección, la condición de un artefacto que constituye una amenaza para sí y para otros, y aquellas que puedan conducir a decisiones sobre reformateo de preservación. Las condiciones que pueden ser una amenaza a la colección en su totalidad incluyen: la temperatura y la humedad relativa del medioambiente del depósito; la limpieza del área de almacenamiento; cómo y dónde están colocados o posicionados los materiales de audio (que casi universalmente debe ser vertical); rapidez de respuesta a las emergencias, y evaluación general de los materiales del almacén (soporte adecuado y protección de la luz y del polvo). Las condiciones de un artefacto que puede ser una amenaza para sí y para otros son: contaminación, como por ejemplo con moho; deterioro extremo del soporte como puede suceder con las cintas de acetato atacadas por el síndrome de avinagramiento; y daño extremo como trizadura, deformación o delaminado de estructuras compuestas como puede suceder con los discos de laca. Las condiciones o características que pueden implicar selección para el reformateo de preservación incluyen: el hecho de ser una pieza única o la rareza del formato; diversas propiedades intrínsecas al formato como el espesor de la cinta o del material de base; condiciones físicas relativas a objetos similares dentro de la colección; calidad del sonido y uso excesivo de los materiales.
La noción de uso en el contexto del archivo trae una discusión ulterior. ¿Qué significa “uso excesivo”, en el caso de una colección no catalogada de formatos obsoletos que no cuenta con equipo de reproducción adecuado, una colección que, desde el punto de vista del usuario, puede bien no existir? En el contexto de una biblioteca de investigación el uso de una grabación de sonido no es el mismo que el de un libro; realizar juicios como si ambos fueran equivalentes sería injusto, porque en el pasado las grabaciones de sonido de la mayoría de las colecciones han sido materiales de investigación marginados y devaluados. Por lo tanto, estadísticas de uso pasadas y actuales, si se encuentran disponibles, pueden ser, en el mejor de los casos, engañosas. Estimaciones de uso pasado -utilizadas tanto por miembros de la comunidad de usuarios de la institución, por el propietario original, o por el creador o custodio de las grabaciones antes de su adquisición- deben ser puestas en duda al examinar el objeto, por lo que cuentan los signos de uso y desgaste presentes. Aquí es donde el ojo cuidadoso del examinador pesa en el siempre importante asunto del uso. Grabaciones de surco de uso intenso son usualmente fáciles de identificar por su acabado opaco, la presencia de rayaduras y picaduras en la superficie. Otras grabaciones, especialmente magnéticas pueden ser más difíciles de leer por las marcas del gran uso. En estos casos, el examinador vuelve su atención al almacenamiento.
Los contenedores (sobres, cajas, contenedores) dicen mucho sobre el estado de las grabaciones. El cartón barato y el plástico que se emplea en la mayoría de los sobres que contienen grabaciones de sonido no resisten bien el paso del tiempo. El plástico se raya y agrieta; el cartón se gasta, desgarra, y aplasta con facilidad. Mientras más se manipulan los materiales el desgaste se hace más evidente. Además del uso, los sobres y contenedores pueden revelar una gran cantidad de datos sobre la historia del almacenamiento de las grabaciones. Marcas de agua presentes en una caja o envoltorio de cartón sugieren que el objeto estuvo involucrado en un episodio relacionado con agua. La decoloración sugiere exposición a la luz y al calor y los agujeros o grietas sugieren exposición a partículas. Los contenedores pueden llevar información detallada y descriptiva sobre la grabación misma, además de datos críticos sobre el formato, dimensiones y composición del medio de grabación. Por todas estas razones, el almacenamiento original nunca debe ser descartado sin estudiarlo y documentarlo completamente. Ahora bien, a pesar de las guías útiles que el almacenamiento puede proporcionar, el examinador debe ser conciente que es común que grabaciones de sonido lleguen a un archivo en envoltorios no originales. Por esta razón los examinadores deben tener en cuenta que la información impresa en los envoltorios puede no referirse a las grabaciones que encierran.
En el Apéndice se proporciona una planilla que señala la información a recoger en un relevamiento de colecciones de audio. La información a obtener está organizada en varias categorías amplias: Relevamiento, Artefacto, Grabación/Registro, Condición, Restauración/ Reformateo, y Materiales Relacionados. Dentro de éstas, los elementos constitutivos de los datos se agrupan en categorías más estrechas. Se incluye una selección de valores posibles para los elementos de datos, definiciones relacionadas, comentarios y guía.
La información proporcionada en la ficha no representa una lista comprensiva de todos los formatos, condiciones, características y rasgos que puedan encontrarse en un proceso de relevamiento. Los elementos de datos y sus valores correlativos simplemente representan aquellos que describen grabaciones de sonido comúnmente presentes en colecciones de bibliotecas de investigación tanto general como especial. Las colecciones altamente especializadas pueden contener formatos inusuales que no aparecen en esta lista. Por su parte, las colecciones de grabaciones de sonido que ya han sido publicadas, sobre todo las que no se editan más, puede necesitar un mayor grado de documentación sobre contenidos y derechos de autor. Se entiende que la planilla sirve como punto de partida desde donde los diseñadores del relevamiento pueden desarrollar un conjunto de elementos de datos que se adecúen al rango de posibilidades reflejadas en las colecciones a relevar. Muchos de los elementos de datos pueden tener más de un valor y por lo tanto se repiten. Aunque no están incluidos en la planilla, los valores “desconocido” u “otro” pueden incluirse como valores en el instrumento de colección de datos porque mientras se examina, es común encontrar objetos cuyas características no son fácilmente identificadas o relevables, o no corresponden claramente a ninguno de los elementos y valores predeterminados.
Una vez que se han reunido datos precisos sobre la colección de audio, incluyendo clase y cantidad de los distintos formatos y se ha observado la magnitud de los problemas de preservación, la institución estará obligada a iniciar acciones. Es muy probable que medidas de preservación se hagan muy evidentes, como por ejemplo la necesidad de mejorar el almacenamiento o guarda de los materiales. Aún así, los resultados del relevamiento pueden ser evaluados para iniciar actividades programadas de conservación más amplias. Con estadísticas en mano, bibliotecarios y archivistas pueden iniciar discusiones significativas con auspiciantes y otras personas que tengan interés en la preservación de las colecciones de grabaciones de sonido de la institución. Estos auspiciantes incluyen miembros de la comunidad inmediata de usuarios que pueden dar su opinión acerca del valor de investigación de los materiales relevados, y por lo tanto contribuir al proceso de determinación de prioridades para la atención de la preservación. Con una idea cabal sobre cuales formatos dentro de la colección se encuentran en mayor necesidad de preservación y tienen mayor valor para la investigación, se puede considerar si la institución debe adquirir o no el equipo de reproducción correspondiente. Especialistas de audio, como por ejemplo ingenieros de transferencia de formatos, con experiencia en materiales de archivo, pueden desempeñar un rol muy importante ayudando a determinar soluciones de reformatización adecuadas y sus costos. Archivistas y bibliotecarios de otras instituciones que están o han estado involucrados en preservación de audio, pueden servir como otro recurso invaluable. Sus experiencias pueden ofrecer una perspectiva pragmática sobre proyectos de reformatización de preservación que involucran formatos específicos así como sobre el impacto de la reformatización en el servicio público de las instituciones. También en la necesidad de una administración de colecciones continua y completa, especialmente cuando está involucrada la digitalización. Es altamente probable que un relevamiento de audio genere una expectativa general sobre preservación en la institución y en la comunidad a la que sirve. Esto con frecuencia lleva al aumento del nivel de apoyo de la administración, tangible, no solamente moral, para hacer de la preservación de audio una actividad programática de rutina. Cuando desde los datos del relevamiento queda claro que las grabaciones de sonido se encuentran en peligro si los riesgos que enfrentan permanecen desatendidos, el incentivo para actuar y prevenir las pérdidas se convertirá en realidad.
El autor agradece el apoyo y contribuciones de Cathy Aster, Connie Brooks, María Grandinette, Walter Henry, Richard Koprowsky, David Seubert, y Sarah Stauderman.
Trabajos citados y otras fuentes
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© 2003 Hannah Frost